Phase 1: Prozess & Umfang (Punkte 1–5)
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Prozessgrenze definiert
Start- und Endpunkt des Prozesses sind dokumentiert. Sie wissen genau, was hineingeht und was herauskommen muss.
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Dateneigentümer identifiziert
Eine Person ist für die Daten verantwortlich, mit denen die KI arbeiten wird, und darf den Zugriff darauf freigeben.
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Volumen / Häufigkeit gemessen
Sie wissen, wie viele Dokumente, Anfragen oder Fälle pro Tag oder Woche anfallen. Davon hängen der ROI und die Modellkosten ab.
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Manuelle Schritte erfasst
Jeder manuelle Schritt im Prozess ist aufgelistet. KI kann nur Schritte ersetzen, die Sie vorher erfasst haben.
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Basis-KPI vorhanden
Sie können den heutigen Stand messen (Zeit, Fehlerquote, Kosten pro Vorgang). Ohne diesen Ausgangswert lässt sich der Erfolg des Piloten nicht nachweisen.
Phase 2: Daten & Compliance (Punkte 6–9)
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Personenbezogene Daten und DSGVO geprüft
Sie wissen, ob personenbezogene Daten (Namen, Gesundheits- oder Finanzdaten) durch diesen Prozess laufen. Falls ja, kann eine DSFA nötig sein.
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Lokale LLM-Option bewertet
Bei personenbezogenen Daten oder Geschäftsgeheimnissen haben Sie geprüft, ob ein lokal betriebenes Modell (Ollama, vLLM, Mistral lokal) nötig ist, damit die Daten im eigenen Haus bleiben.
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Datenqualität geprüft
Die Quelldokumente sind in Format, Sprache und Qualität einheitlich. Es gilt: Müll rein, Müll raus. Bereinigen Sie die Daten also, bevor Sie etwas aufbauen.
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Integrationspunkte aufgelistet
Sie wissen, aus welchen Systemen (CRM, ERP, E-Mail, Telegram usw.) der KI-Pilot lesen und in welche er schreiben muss, und der API-Zugriff ist bestätigt.
Phase 3: Pilotgestaltung (Punkte 10–13)
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Pilot-Erfolgskriterien festgelegt
Sie haben schriftlich festgehalten: „Der Pilot ist erfolgreich, wenn X innerhalb von Z Wochen um Y % sinkt.“ Wer entscheidet, hat dem zugestimmt.
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Kostenlimit genehmigt
Für Token-Kosten des Sprachmodells, Rechenleistung und Umsetzung gibt es schon vor Arbeitsbeginn eine genehmigte Obergrenze.
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Rollback-Plan dokumentiert
Wird der KI-Pilot morgen abgeschaltet, wissen Sie, wie Sie ohne Datenverlust zum manuellen Prozess zurückkehren.
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Verantwortliche Person benannt
Eine Person in Ihrem Unternehmen verantwortet den KI-Pilot. Sie nimmt an allen Abstimmungsterminen teil und eskaliert, wenn etwas hakt.
Phase 4: Validierung & Go/No-Go (Punkte 14–15)
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Benutzerakzeptanz getestet
Mindestens drei echte Nutzer aus dem Zielteam haben die Ergebnisse des Piloten getestet und schriftlich Rückmeldung gegeben. Randfälle sind dokumentiert.
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Go/No-Go-Kriterien festgelegt
Sie wissen im Voraus, bei welchen Ergebnissen Sie das Projekt stoppen würden. Die Entscheidungskriterien sind schriftlich festgehalten und nicht nur mündlich vereinbart.
Standardprüfung
Risikobereich: hier besonders gründlich prüfen
Blocker: ohne Lösung nicht weitermachen
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